الإجراءات التنظيمية

التنظيم الإداري والمالي والإجراءات التنظيمية التشغيلية التي تساعد المؤسسة على أداء أعمالها وفق منظور تجاري مهني بالتركيز على اهم الإجراءات التي تحقق التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة الفاعلة لأداء مهامهم بفعالية.

 أهمية تشكيل الهيكل التنظيمي والتي منها:

الهيكل التنظيمي يعد أحد الوسائل الفاعلة في تحقيق الانسياب الكفوء لتدفق الاعمال من خلال دوره في ضمان وتوحيد وتنسيق النشاطات التنظيمية المختلفة.

1- ان الهيكل التنظيمي يضمن للمنظمة كفاءة وفاعلية النشاطات وفقا للأهداف المرسومة.

2- يساعد في تخصيص الصلاحيات والمسؤوليات.

3- تحديد الوسائل اللازمة للأشراف على العمل.

عناصر التنظيم

– وحدة هدف مُعيّن متفق عليه.

– وجود مجموعة من الموارد البشرية والمادية المتناسقة، والمتكاملة مع بعضها لتحقيق هدف معين.

– اشتراك العاملين وتعاونهم على تحقيق الأهداف.

– مشاركة العاملين في تحقيق الخطط المعدة مسبقا.

– نوع المهمة – نوع الوظيفة – مراحل العمل – الهيكل الوظيفي – النطاق الجغرافي – مراحل العمل.

كيفية تنظيم الإدارة

• تصميم الهيكل التنظيمي ووصف مهام ومسؤوليات الوظائف، والعمليات المحددة القيام بها.
• يحدد ويحصر مسؤولية تحمل صنع القرار في كل إجراء.
• تكيف الهيكل التنظيمي مع متطلبات العمل للحصول على نسبة الكفاءة بين المدخلات والمخرجات.
• قياس الأداء بمؤشراته المتعددة ومراقبة الانحراف للأهداف.

كيفية تنظيم الإدارة المالية

إنّ إنشاء نظام مالي سليم هو من أهم الأمور الخاصة بالمؤسسة وبالتالي تلعب الإدارة المالية دوراً مهماً يكلل بالنجاح عند تنظيم جميع الأدوات المكوّنة للإدارة المالية، وفيما يلي أهمها:

المحاسبة المالية: تعني بحساب مقدار إيرادات الشركة وحجم الانفاق لتحديد ما إذا تم تحقيق أهداف الشركة أم لا؟

– تتضمن خطة المنشاة السنوية إصدار القوائم المالية بحساب النفقات والدخل ثم تحليلها ومقارنتها مع بعضها البعض.

– اصدار التقارير المالية لتوثيق عملية استخدام المواد المالية الخاصة بالشركة، وذلك بشكل يتناسب مع الخطة، بحيث يجب أن تكون التقارير المالية دقيقة وبالوقت المناسب تماماً إضافة إلى أن يكون التقرير المالي مدعوماً بالمستندات المالية ذات الصلة.

الرقابة والتوجيه الداخلي

• الحفاظ على الموارد المالية للمنشاة بشكل كافٍ. يضمن تحقيق الأرباح بشكل جيد للمستثمرين. الاستخدام الأمثل للموارد المالية الخاصة بالشركة وبشكل فعال. تحقيق الأمان المالي مما يخلق فرصاً استثمارية جديدة.
• تعزيز الرقابة الماليّة بالتخطيط الماليّ لقاعدة أساسيّة تساهم في فحص النشاطات الماليّة.
• المساعدة على تجنّب الأزمات والمفاجآت التي تُؤثر سلبيّاً في بيئة العمل.
• الربط بين الحاضر والمستقبل بمتابعة للمتطلبات الحاليّة الخاصة في أموال المنشأة، مع المتوقّعة في المستقبل؛ عن طريق وضع مجموعة من التوقّعات، والخُطط التي تسعى لدعم نمو الشركة وتطوّر مبيعاتها.

كيف تدير مشروعاً؟

 للقيام بإدارة مشروع بشكل ناجح، لا بد من اتباع عدد من الخطوات التالية:

– بدء المشروع، أي تحديد ماهيّته ونطاقه.

– تحديد الموارد الموجودة، بشرية، معدات وأموال.

– وضع جدول زمني لسير المشروع، مع تحديد الموعد النهائي والحرص على الوفاء به.

– اختيار فريق العمل تولي الإشراف عليه.

– وضع خطّة أوليّة تتضمّن تسلسل تنفيذ الأنشطة بترتيب الاولوية.

– الحصول على آراء الفريق وأصحاب المصلحة حول الخطّة الأوليّة وتطويرها تبعاً لذلك.

– وضع الخطّة الأساسيّة، والتعديل على الموارد المتاحة، لتتماشى مع سير الخطّة الأساسيّة.

– مراقبة تقدّم الأمور، ومدى التزام الفريق بأداء المهمات الموكلة إليه.

– توثيق أية تغييرات في الخطة، الميزانيّة والجدول الزمني لسير المشروع.

– الحرص على جعل الجميع في الصورة، وجعلهم على اطلاع بمجريات الأمور.